Privacy

Als wij iets van jou willen weten, mag jij iets over ons weten…

Wie zijn we

Wij zijn Hockeyclub Diemen (HC Diemen). Nieuw gestart in 2017 door een groep enthousiaste ouders, omdat we merkten dat er veel animo was voor een eigen hockey vereniging in Diemen. Inmiddels zijn we aspirant lid bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (KNHB). 

Waar we trainen en spelen

Sportpark De Diemen, Sportlaan 7, 1111 PX Diemen 

Welke gegevens hebben we van je nodig en wat doen we hiermee 

• We verzamelen je naam, adres en telefoonnummer, geboortedatum en de eventuele hockey ervaring van je kind(-eren) via ons online inschrijfformulier om je te registreren als (aspirant) lid.  Ook vragen we of en op welke wijze je je als ouders/ verzorgers zou willen inzetten voor de club. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de selectie van nieuwe leden in het geval er een wachtlijst voor nieuw leden is. 
• We registreren je NAWT en financiële gegevens (bankrekeningnummer en naamstelling) ten behoeve van het voeren van onze ledenadministratie en bijbehorende facturatie. Verder willen we je graag op de hoogte houden via de door jou opgegeven contactgegevens voor zover het betrekking heeft op je lidmaatschap, trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten/ evenementen. 
• Je wordt uitgenodigd om een app te installeren om zodoende je deelname aan trainingen en wedstrijden beter bij te houden. Dit vergemakkelijkt de taak van de teammanager. 
• We gebruiken de gegevens van je kind om hem of haar in te delen in teams. In eerste instantie op basis van leeftijd en in tweede instantie op basis van ervaring en/of competenties. 
• In opdracht van de KNHB, houden we de teamprestaties bij van competitiewedstrijden en toernooien, maar registeren de individuele prestaties van je kinderen niet centraal. Wel kunnen we de talentontwikkeling van je kinderen volgen en kan er jaarlijks worden geselecteerd en ingedeeld op basis van bovengenoemde criteria. 
• De administratie van leden, scheidsrechters, trainers en de organisatie van wedstrijden, de hosting van de website en hockey app worden gefaciliteerd door de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (KNHB) en haar samenwerkingspartners (‘Verwerkers’), zoals LISA B.V. Meer gegevens over deze partijen vind je op www.knhb.nl of tijdens het installeren van de LISA app. 
• De KNHB is zelfstandig Verantwoordelijke (in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) voor het aanbieden en beheer van deze digitale middelen ten behoeve van de uitvoering van haar taken als sportbond. 
• LISA B.V. maakt als Verwerker op haar beurt ook weer gebruik van leveranciers (Sub verwerkers) die zijn gevraagd te ondersteunen bij de opzet en het beheer van de app en website. 
• De KNHB zal zorgdragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens veilig te houden en draagt deze vereisten ook over op de ingeschakelde (sub-) verwerkers. 
• HC Diemen is verantwoordelijk voor de datakwaliteit van de aangeleverde gegevens van leden aan de KNHB en de verwerking van persoonsdata van leden binnen de omgeving die hiervoor aan HC Diemen is toegewezen. 
• Je gegevens worden binnen de EU opgeslagen en verwerkt. 
• Omdat onze jeugdige spelers veelal onder de 16 jaar zijn, vragen we toestemming van ouders/ verzorgers mocht dit nodig zijn voor gegevensverwerkingen anders dan bovengenoemde doelen.
• De website, app of nieuwsbrieven kunnen gesponsorde inhoud bevatten, maar HC Diemen, KNHB en LISA zijn niet bevoegd om gegevens van haar leden door te geven of te verkopen/ ruilen met andere partijen, sponsors of adverteerders zonder dat hier sprake is van toestemming door de (ouders van) individuele spelers. Gegevensuitwisseling waarbij sprake is van een Verwerkersrelatie zijn toegestaan indien daarbij contractuele afspraken over de gegevensverwerking zijn vastgelegd en deze niet voor andere doelen worden gebruikt dan waarvoor HC Diemen opdracht heeft gegeven.
• HC Diemen streeft naar data minimalisatie. De website bevat alleen namen van bestuursleden of contactpersonen van commissies waar dat noodzakelijk wordt geacht.
• Ten behoeve van communicatiedoeleinden kunnen er korte verslagjes op onze website en/of social media verschijnen. Ook hier noemen we alleen namen wanneer dit iets bijdraagt aan de nieuwswaarde en wanneer je hier als individu geen bezwaar tegen hebt. 
• Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor de promotie van onze vereniging. We publiceren deze dan op onze eigen website of social media. We ‘taggen’ echter niet. Als je hiertegen bezwaar hebt, kun je dit laten weten waarna we hier rekening mee zullen houden en desgewenst de afbeelding zullen verwijderen. 
• De website en app maakt voornamelijk gebruik van functionele en analytische cookies waarbij sprake is van een geringe impact op de privacy van de bezoeker. Zodra er gebruik wordt gemaakt van andere cookies of soortgelijke technieken, worden bezoekers van de website of app hierover separaat geïnformeerd en om toestemming gevraagd.
• HC Diemen is niet verantwoordelijk voor aantekeningen/ notities of gemaakte video’s en foto’s door ouders/ familie die niet onder het gezag van HC Diemen vallen. Dit valt onder huishoudelijk gebruik waar op de Algemene Verordening Gegevensbescherming in beginsel niet van toepassing is. De gegevensverzameling door begeleiders en/of coaches welke bij de uitvoering van hun taken past, valt wel onder verantwoordelijkheid van HC Diemen. 

Hoe lang bewaren we je gegevens

• Wanneer je je hebt ingeschreven, bewaren we je gegevens zolang je lid bij ons bent + maximaal 7 jaar nadien vanuit administratieve/ fiscale verplichtingen. Wanneer je je uitschrijft of besluit geen lid te worden, bewaren we je data nog maximaal 2 jaar in onze actieve ledenadministratie. De KNHB registreert je gegevens en behaalde niveau voor langere periode zodat hierover historische gegevens beschikbaar zijn in het geval je bij een andere club besluit verder te sporten. Je contactgegevens bewaren we ook graag langer voor historische doeleinden, zoals het organiseren van een reünie voor oud- (bestuurs)leden. 

Wanneer en hoe kun je een verzoek indienen? 

Je privacy rechten oefen je uit wanneer je…

• wilt weten welke informatie van en over jou en/of je kinderen beschikbaar is bij HC Diemen;
• een verzoek wilt indienen om je gegevens aan te passen;
• niet langer e- mails wilt ontvangen over clubevenementen of nieuwsbrieven. We halen je dan van de correspondentielijst. Noodzakelijke berichten over je lidmaatschap of betalingen zullen we nog wel versturen gedurende je lidmaatschap;
• niet langer in onze administratie wilt worden opgenomen of dat we je gegevens beperkt verwerken voor zover mogelijk. Bv. - wel op de wachtlijst plaatsen, maar geen clubinformatie ontvangen; - wel vrijwilliger in een commissie, maar niet je volledige naam op de website. 

Verzoeken met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens kun je indienen via [email protected]

Goed te weten

We streven ernaar om je binnen een maand je verzoek te honoreren. Doen we dit niet of hoor je niet tijdig van ons? Trek dan even aan de bel bij een van de bestuursleden. Kom je er niet uit met ons? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.